Teknik dan Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian dan Pengguna Teknik Sistem

• Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.
• Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.
• Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan

Teknik Dokumentasi Sistem
Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.

1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru

Berikut adalah sebagian dari teknik untuk dokumentasi proses.

1. Flowcahart.program. Flowchart program biasa dibuat oleh programer untuk menggambarkan alur kode program.
2. Flowchart sistem. Flowchart sistem biasa dibuat oleh orang akuntansi untuk menggambarkan sistem operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan. Dalam flowchart ssitem akan terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen dalam perusahaan. Flowchart sistem ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian internal dalam sebuah perusahaan.
3. Data Flow Diagram. Data flow diagram dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah organisasi. Data Flow Diagram berguna untuk menggambarkan proses tidak perduli apakah proses tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan komputer.  
4. Use Case. 
   
   

Penggunaan teknik sistem dalam auditing :

• Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
  Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.
  Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
  – Pengawasan Lingkungan
  – Sistem Akuntansi
  – Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

• Pengujian Ketaatan
  Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi.
  Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

• Kertas Kerja
  Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja.

Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit

Uraian bagan alir dokumen dari sistem akuntansi penjualan kredit antara lain :

1.      Bagan Order penjualan

a.       Menerima order dari pelanggan.

b.      Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan membuat Surat Order Pengiriman dan faktur.

c.       Mendistribusikan Surat Order Pengiriman lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang, lembar 2, 3, 4, 5 dikirim ke Bagian pengiriman, lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke bagian kredit, lembar 8, 9 diarsipakan sementara menurut tanggal.

d.      Menerima Surat Order pengiriman lembar 7 dan bagian kredit untuk diarsipkan permanan menurut abjad.

e.       Menerima Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dari bagian pengiriman pada surat order pengiriman lembar 9.

f.        Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dikirim ke bagian Penagihan.

2.      Bagian Kredit

a.       Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 7 dari bagian Order Penjualan dilakukan pemeriksaan status kredit.

b.      Memberikan otorisasi kredit.

c.       Surat Order Pengiriman lembar 7 dikembalikan ke bagian order penjualan.

3.      Bagian Gudang

a.       Berdasarkan Surat Order Pengiiman lembar 1, dilakukan penyiapan barang.

b.      Barang yang telah disiapkan kemudian dilakukan penyerahan barang.

c.       Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1, maka direkap ke dalam kartu gudang.

d.      Bersama dengan barang, Surat Order Pengiriman lembar 1 dikirim ke bagian pengiriman.

4.      Bagian Pengiriman

a.        Surat Order Pengriman dan barang yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta Surat Order Pengiriman lembar 2, 3, 4, 5.

b.      Menempel Surat Order Pengiriman lembar 5 pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.

c.        Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan.

d.      Mengembaliakn Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 ke bagian Order Pengiriman dan lembar 3 diserahkan ke perusahaan pengangkutan.

e.      Surat Oder Pengiriman lembar 4 diarsipkan secara permanen menurut nomor urut.

5.      Bagian Penagihan

a.       Menurut faktur berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 yang diterima dari bagian order Penjualan.

b.      Mengirim Faktur lembar 1 ke pelanggan.

c.        Mengirim Faktur 2 bersama Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 ke bagian piutang.

d.      Mengirimkan Faktur lembar 3 ke bagian kartu persediaan.

e.      Mengirimkan Faktur lembar 4 ke bagian jurnal.

f.        Mengirimkan Faktur lembar 5 ke Wiraniaga.

6.      Bagian Piutang

a.       Faktur yang diterima dari Bagian Penagihan dibuat rekap ke dalam kartu piutang.

b.      Faktur dan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan surat Muat lembar 2 diarsipkan permanen menurut nomor urut.

7.      Bagian Kartu Persediaan

a.       Berdasrkan faktur lembar 3, merekap ke kartu persediaan dan faktur tersebut diarsipkan permanen sesuai nomor urut.

b.      Berdasarkan kartu persediaan dibuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik.

c.       Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan membuat bukti memorial.

d.      Bukti memorial dan rekapitulasi tersebut dikirim ke bagian jurnal.

8.      Bagian Jurnal

a.       Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan dan Bukti Memorial direkap ke dalam jurnal umum dan diarsipkan menurut nomor urut.

b.      Faktur lembar 4 direkap ke dalam jurnal penjualan kemudian diarsipkan.

1. Diagram Konteks dan diagram arus data :

DFD Konteks

DFD yang digunakan sebagai alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data yang dapat digunakan untuk menggambarkan hasil analisa maupun perancangan sistem yang sudah dikomunikasikan oleh sistem kepada user maupun pembuat aplikasi program.

Adapun entitas-entitas yang saling berhubungan dengan sistem informasi pemesanan motor pada showroom HM. Motor ada empat yaitu : pemesan atau user, divisi administrasi dan accounting, divisi pemesanan atau operator dan yang terakhir adalah Direktur atau General Manager perusahaan.

v  Teknologi yang dipakai       : Komputer dan Manual

v  Persoalan dan peluang         :           :

• Performance ( Kinerja Sistem )

Kinerja sistem yang terdauhulu tidak praktis,karena masih sepenuhnya menggunakan tenaga dan pikiran manusia untuk mengolahnya.

Pada sistem yang kami buat ini, kami menawarkan kepraktisan dalam menyeleksi data-data yang ada ( data Penjualan Motor) sehingga tinggal menginputkan data-data yang dibutuhkan komputer maka data yang diinginkan bisa terbentuk.

• Information ( Informasi yang disajikan )

Untuk informasi yang disajikan pada sistem yang kami buat ini kami sesuaikan dengan kebutuhan yang diperlukan, karena kami berikan informasi yang sesuai dengan kemauan si operator dengan lebih cepat.

• Economics ( Keuntungan yang dapat diraih )

Pada sistem yang kami buat tidak memberikan keuntungan berupa material ( komersil ) tapi lebih dari itu, kami mewarkan keuntungan berupa kecepatan pengolahan data yang lebih cepat, sehingga waktu yang dibutuhkan dalam pengerjaan suatu penyeleksian data lebih cepat, sedangkan dengan sistem yang terdahulu untuk pengerjaan pekerjaan tersebut membutukan waktu yang cukup lama.

• Control ( Keamanan sistem )

Pada sistem yang terdahulu pemikiran manusia masih bisa ikut campur dalam pengerjaan sistem, sehingga tidak menutup kemungkinan adanya perubahan data yang dilakukan tanpa sepengetahuan admin. Sedangkan pada sistem yang kami buat ini,kami desain dengan sistem keamanan yang berlapis dan membutuhkan password untuk membukanya, sehingga hanya administrator ( operator yang ditunjuk ) yang bisa membuka dan melaksanakan pemasukan data.

• Efficiency ( Efisien orang dan Proses )

Efisien pada sistem kami adalah semua pengerjaan dilakukan pada komputer sehingga manusia hanya tinggal menunggu hasil yang dikerjakan oleh komputer, yang proses dalam pengerjaan tersebut telah kami sesuaikan dengan sistem yang terdahulu ( sistem yang berlaku ), sehingga keefisiensiannya sangat besar dalam pengerjaan penyelesian penerimaan siswa baru karena menggatikan kinerja banyak orang dan waktu proses yang dibutuhkan.

• Service ( Layanan yang diberikan )

Layanan yang kami berikan adalah berupa tampilan ( interface ) program yang mudah dimengerti bagi pengguna komputer pemula, sehingga tidak akan menyusahkan bagi operator komputer yang masih baru untuk menjalankan program tersebut dan melakukan proses yang dibutuhkan.

Analisa Kebutuhan Pengguna        

Pada sistem yang  dibuat ini, pengguna sistem dapat ditunjuk dari siapapun karena sistem yang kami buat dengan tampilan sederhana memungkinkan dapat dijalankan oleh semua pengguna meskipun masih pemula, selain itu kami sertakan petunjuk penggunaan sistem, jadi meski ada yang tidak dimengerti dengan membaca petunjuk sistem tersebut pengguna akan bisa memahaminya. Untuk fasilitas yang kami sediakan sangat sederhana yaitu hanya sebuah komputer dan program yang kami buat tersebut.

Kesimpulan

Salah satu pendekatan dalam perancangan system secara konseptual adalah menggunakan model flowchart dan DFD. Kedua model tersebut saling terkait.

Penyajian kedua model tersebut menggunakan simbol-simbol yang standar. Dengan demikian kita bisa memperoleh gambaran dari proses pengolahan data suatu kasus secara sederhana dan komprehensif serta terintegrasi.